SE Suite: gerentes recebem treinamento para gestão do fluxo de documentos

Brasília – Gerentes e profissionais de secretariado participaram na quarta-feira, 30 de março, de mais um treinamento sobre o sistema SE Suite, o novo gerenciador de documentos que começou a ser adotado na Eletrobras Eletronorte em novembro do ano passado. Dessa vez o foco foi mostrar ao corpo gerencial as melhorias já identificadas nos processos e compartilhar o primeiro case de sucesso, em andamento na Diretoria Financeira. Os destaques do SE Suite são a praticidade, a numeração do documento, assinatura eletrônica e o rastreamento.  É a primeira vez em que há um sistema único de gerenciamento eletrônico de documentos para toda a Empresa. O evento aconteceu em Brasília, no auditório da Sede, com videoconferência para todas as unidades.

Equipe de apoio à implantação do SE Suite tem representantes de todas as diretorias

Equipe de apoio à implantação do SE Suite tem representantes de todas as diretorias

SE SUITE 30.03.2016 ft Mourão (34)Paulo Marinho, da Gerência de Documentação e Viagens – GISD, falou sobre a Gestão Eletrônica de Documentos – GED, um conjunto de tecnologias que permite que a empresa gerencie seus documentos em forma digital. O SE Suite é um caso de GED que tem o objetivo de se tornar padrão corporativo desde o registro até a tramitação de documentos administrativos, além de padronizá-los corporativamente.

São utilizados dois módulos do SE Suite, o Documento e o Protocolo. O módulo Documento permite gerenciar todo o ciclo de criação do documento, desde sua elaboração, passando pela revisão, até a aprovação, com a consequente assinatura eletrônica. O módulo Protocolo permite o envio de documentos, a verificação de recebimento por parte do destinatário, bem como a rastreabilidade de todo o processo de tramitação do documento até a fase de arquivamento. De uma maneira simples e didática existem as fases do processo de criação e tramitação de documentos:

  • Criação: “E.R.A” – Elaboração (cadastro e preparação de documentos); Revisão (avaliações e possíveis correções) e a Aprovação/Homologação (aceite ou recusa do Gerente Responsável);
  • Tramitação: “E.R.A” se define como: Envio (cadastro e despacho do Protocolo); Recebimento (aceite e providências) e Arquivamento (armazenamento adequado dos documentos).

SE SUITE 30.03.2016 ft Mourão (40)A apresentação da rotina do SE Suite ficou a cargo de Carlos Teixeira da Silva, da Gerência de Soluções de Tecnologia da Informação, que ministrou os treinamentos desde o lançamento da ferramenta. Carlos falou das configurações necessárias para o uso da ferramenta, explicado sobre a assinatura e aprovação de documentos, além do fluxo de elaboração.

A coordenadora do SE Suite, Andréia Alves Barbosa, destacou o empenho das secretarias na implantação do projeto e explicou que a ferramenta tem sido melhorada a cada dia com a contribuição de todos. Andréia participou também do vídeo que apresentou o case de sucesso na Diretoria Econômico Financeira. Clique aqui e assista.

Integridade

A programação incluiu uma palestra com o gerente de Compliance e presidente da Comissão de Ética da Empresa, Jésus Alves da Costa, que compartilhou um relato sobre as ações relativas ao Programa de Integridade da Controladoria Geral da União – CGUSE SUITE 30.03.2016 ft Mourão (23), do qual a Eletronorte foi parceira. Jésus falou ainda sobre a criação e estruturação da área de Conformidade e Riscos e da elaboração do Regimento Interno da Comissão de Correição. A metodologia, desenvolvida pela CGU, considera 15 diferentes critérios para avaliação das medidas de integridade, tais como: comprometimento da alta direção com o tema; canais de denúncia; códigos de ética aplicáveis a todos os empregados e administradores; registros contábeis que assegurem a confiabilidade dos relatórios e demonstrações financeiras; aplicação de medidas disciplinares em caso de violação do programa de integridade; entre outros.

Agência Eletronorte, por Alex Akira Peixoto

 

 

 

Sobre o autor  ⁄ Michele Silveira

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